Politique de confidentialité et protection des données personnelles

Pour les traitements réalisés pour ses propres besoins, l'exploitant de SYIA GESTION est responsable du traitement des données personnelles concernées.

• Exploitant : [Raison sociale — à compléter lors de l'immatriculation]
• Statut : [Forme juridique — à compléter]
• Adresse : [Adresse du siège social — à compléter]
• Email : contact@syiagestion.com

Les informations ci-dessus seront mises à jour lors de la création et de l'immatriculation de la société exploitant SYIA GESTION.

Données traitées pour le compte des entreprises utilisatrices

Lorsqu'une entreprise utilise SYIA GESTION pour gérer ses propres clients, collaborateurs et interventions, cette entreprise détermine les finalités et les modalités essentielles des traitements qu'elle met en œuvre.

Dans ce cadre, l'entreprise utilisatrice agit en principe en qualité de responsable du traitement, tandis que SYIA GESTION intervient en qualité de sous-traitant, lorsque les traitements sont réalisés pour le compte de cette entreprise.

Les rôles respectifs des parties sont déterminés au regard de la réalité des traitements et des responsabilités de chacun.

Selon les fonctionnalités activées par l'entreprise, SYIA GESTION peut traiter notamment :

Données des utilisateurs

• nom et prénom ;
• adresse email ;
• rôle et fonction ;
• entreprise de rattachement ;
• statut du compte ;
• données nécessaires à l'authentification et à la sécurité du compte.

Données relatives aux interventions

• identité et coordonnées des clients ;
• adresse d'intervention ;
• dates et horaires ;
• statut de l'intervention ;
• comptes-rendus ;
• photos et documents associés à l'intervention ;
• matériel et câbles utilisés ;
• informations nécessaires au suivi de l'intervention.

Données de pointage et d'activité

• horaires prévus ;
• horaires de début et de fin ;
• temps d'activité ;
• retards ;
• historique des actions réalisées dans la plateforme.

Données de géolocalisation

Lorsque la fonctionnalité est activée par l'entreprise et utilisée par le technicien, SYIA GESTION peut traiter des données de localisation du terminal mobile.

La collecte de localisation est limitée aux finalités prévues par la fonctionnalité et doit respecter les principes de nécessité, de proportionnalité et de respect de la vie privée.

La localisation n'est pas destinée à permettre une surveillance permanente des utilisateurs.

Données liées aux modules complémentaires

Selon les fonctionnalités activées :

• congés et absences ;
• véhicules ;
• dépôts ;
• stock et matériel ;
• historique des opérations ;
• données nécessaires aux indicateurs et rapports d'activité.

Les données peuvent être traitées afin de :

• permettre la création et la gestion des comptes utilisateurs ;
• gérer les interventions et les plannings ;
• assurer le suivi des interventions ;
• permettre le pointage et le suivi de l'activité ;
• permettre l'utilisation des fonctionnalités de géolocalisation lorsqu'elles sont activées ;
• gérer les documents, photos et comptes-rendus d'intervention ;
• générer des rapports et exports ;
• assurer la sécurité de la plateforme ;
• détecter et prévenir les utilisations frauduleuses ou les incidents ;
• assurer la maintenance et le fonctionnement technique du service ;
• respecter les obligations légales applicables.

Les données ne sont pas utilisées à des fins de publicité ciblée ou revendues à des tiers.

Selon le traitement concerné et le rôle de SYIA GESTION, les données peuvent être traitées notamment sur la base :

• de l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles ;
• de l'intérêt légitime du responsable du traitement ;
• du respect d'une obligation légale ;
• du consentement lorsque celui-ci est juridiquement requis.

Pour les données traitées pour le compte d'une entreprise cliente, la base juridique applicable au traitement est déterminée par cette entreprise en qualité de responsable du traitement.

Les données sont conservées pendant une durée proportionnée à leur finalité et conformément aux instructions de l'entreprise lorsqu'elles sont traitées pour son compte.

À titre général :

• les comptes utilisateurs sont conservés pendant la durée d'utilisation du service ;
• les données d'intervention sont conservées pendant la durée définie par l'entreprise cliente et nécessaire à ses besoins ;
• les données de géolocalisation sont conservées pendant la durée nécessaire à la finalité concernée et selon les paramètres définis pour le service ;
• les journaux techniques et de sécurité sont conservés pendant une durée limitée nécessaire à la sécurité et au fonctionnement du service ;
• les données soumises à une obligation légale de conservation sont conservées pendant la durée imposée par la réglementation.

Tant que le compte de l'entreprise est actif, l'historique (interventions, comptes-rendus, photos, documents) reste accessible sans limitation de durée. Il appartient à l'entreprise cliente de définir ses propres durées d'archivage, notamment au regard de la prescription commerciale (5 ans) et de la conservation des pièces comptables (10 ans).

Lorsqu'une donnée est supprimée par un utilisateur habilité, elle est immédiatement retirée de la base active. Elle peut subsister temporairement dans les sauvegardes techniques chiffrées, puis est définitivement effacée au terme de leur cycle de rotation, dans un délai maximal de 30 jours.

À la fin de la relation avec une entreprise cliente, celle-ci dispose de 30 jours pour exporter ses données ; elles sont ensuite supprimées définitivement, sous réserve des obligations légales de conservation.

Les données sont accessibles uniquement aux personnes et prestataires autorisés en fonction de leurs droits et de leurs besoins.

Selon les fonctionnalités utilisées, peuvent notamment être concernés :

• les utilisateurs autorisés de l'entreprise ;
• les administrateurs habilités ;
• les personnes chargées de l'administration et de la sécurité de SYIA GESTION ;
• les prestataires techniques nécessaires à l'hébergement et au fonctionnement de la plateforme.

Les droits d'accès sont définis selon les rôles et permissions configurés dans la plateforme.

SYIA GESTION met en œuvre une séparation logique des données entre les différentes entreprises utilisatrices.

SYIA GESTION peut avoir recours à des prestataires techniques nécessaires à l'hébergement, au stockage, à l'authentification, à l'envoi de communications ou au fonctionnement de certaines fonctionnalités.

Ces prestataires sont sélectionnés en tenant compte de leurs garanties en matière de sécurité et de protection des données.

Lorsqu'un traitement est réalisé pour le compte d'une entreprise cliente, les relations de sous-traitance sont encadrées conformément aux exigences applicables du RGPD.

Lorsque des données sont transférées en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen, les garanties appropriées prévues par la réglementation sont mises en œuvre.

SYIA GESTION met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données personnelles contre les accès non autorisés, la perte, l'altération, la divulgation ou la destruction.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• authentification des utilisateurs ;
• gestion des rôles et permissions ;
• séparation logique des données entre entreprises ;
• chiffrement des communications (HTTPS/TLS) et chiffrement des données stockées ;
• cloisonnement strict de chaque entreprise au niveau de la base de données (aucun accès possible aux données d'une autre entreprise) ;
• contrôle des accès ;
• protection des fichiers ;
• journalisation des opérations ;
• sauvegardes et mesures de continuité adaptées ;
• mesures de prévention et de détection des incidents.

Les mesures de sécurité sont adaptées à la nature des données traitées et aux risques associés.

SYIA GESTION n'utilise pas de cookies ou traceurs publicitaires destinés à suivre les utilisateurs à des fins publicitaires.

Des mécanismes techniques strictement nécessaires à l'authentification, à la sécurité et au fonctionnement de la plateforme peuvent être utilisés, notamment pour maintenir une session utilisateur.

Conformément à la réglementation applicable, les personnes concernées peuvent disposer notamment des droits :

• d'accès ;
• de rectification ;
• d'effacement ;
• de limitation du traitement ;
• d'opposition ;
• de portabilité lorsque ce droit est applicable ;
• de retrait du consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Lorsque les données sont traitées pour le compte d'une entreprise cliente, les demandes relatives aux données gérées par cette entreprise doivent en principe être adressées à celle-ci, en sa qualité de responsable du traitement.

SYIA GESTION peut assister l'entreprise cliente dans le traitement de ces demandes conformément aux obligations applicables.

Pour les traitements dont SYIA GESTION est elle-même responsable, les demandes peuvent être adressées à : contact@syiagestion.com

Toute personne dispose également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

SYIA GESTION est une solution professionnelle destinée aux entreprises et n'a pas vocation à collecter directement des données concernant des mineurs dans le cadre de son fonctionnement normal.

Cette politique peut être mise à jour afin de tenir compte des évolutions de la plateforme, des fonctionnalités proposées, des pratiques de traitement ou des exigences réglementaires.

La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.

Pour toute question concernant la protection des données personnelles ou la présente politique : contact@syiagestion.com

Pour les données traitées pour le compte d'une entreprise cliente, l'entreprise concernée peut également être contactée en sa qualité de responsable du traitement.